Het geroezemoes stopte. Ergens achter in de zaal werden nog snel de laatste tafels rechtgezet. Kleding werd gladgestreken. Brede lachen verschenen op gezichten. Ons overleg ging beginnen.
De minister van Asiel en Migratie was te gast bij onze provinciale regietafel in een nog niet helemaal af asielzoekerscentrum. Ruw beton. Tafels en stoelen voor een dag. Koffie, flesjes water en taart-op-maat. De geur van een verbouwing.
Wat volgde was geen protocol of script. Het was een gesprek. Geëngageerd, ontspannen, soms met gelach. De minister bleef langer dan gepland, gewoon omdat het kon.
Dat is wat er gebeurt als je een bijeenkomst niet organiseert als vergadering, maar als evenement.
De locatie is geen decor. Het is een argument.
De provinciale regietafel waaraan ik werk, buigt zich over de vraag hoe je asielzoekers, statushouders en Oekraïners in een provincie opvangt, huisvest, naar school laat goed en aan werk helpt. Niet om de aantallen in een spreadsheet te halen, maar om een kalme leefomgeving te bieden die zorgt voor goede inbedding. Complexe materie. Veel partijen. Veel belangen.
We hadden kunnen vergaderen in het provinciehuis of een gemeentehuis. Beamer aan, agenda door. Dat doen we ook, maar niet altijd.
Want er is een verschil tussen praten óver een werkelijkheid en praten ín die werkelijkheid.
Die dag zaten besluitvormers onder ruwe betonnen balken, in een gebouw dat nog niet af was. Zoals de opgave zelf nog niet af is. Niemand zat op een podium. Er was geen katheder. De ruimte en de opstelling dwong iedereen op gelijk niveau.
Dat verandert het gesprek. Mensen kijken om zich heen. Ze wijzen. Ze realiseren zich iets. Ze praten fanatieker, met meer urgentie, maar tegelijk ontspannen. Alsof de onafgewerkte muren toestemming gaven om ook zelf onaf te zijn. Om te zeggen: het is nu zo, en laten we daar eerlijk over zijn.
Ontspanning is geen luxe. Het is een voorwaarde.
Ik zie het keer op keer: in formele vergaderzalen praten mensen formeler. Ze kiezen veiligere woorden. Ze spreken in structuren. Ze rapporteren in plaats van dat ze nadenken.
Op een locatie die iets ruwer, echter of onverwachter is, gebeurt het tegendeel. Mensen denken harder na. Ze maken beter contact. De gesprekken gaan dieper.
Dit is geen toeval en ook geen bijproduct. Dit is een ontwerpkeuze.
Als facilitator is mijn werk niet alleen het begeleiden van het gesprek zelf. Het begint bij de vraag: wat heeft dit gesprek nodig om goed te kunnen verlopen? En locatie is daarin geen bijzaak. Het is een van de krachtigste instrumenten die je hebt.
Een bijeenkomst ontwerpen als evenement: wat dat concreet vraagt
Er is een misverstand dat ik vaak tegenkom: dat een ‘evenement’ staat voor glitter en show. Dat is niet wat ik bedoel.
Ik bedoel dat iedere keuze die je maakt, bewust of onbewust, het gesprek beïnvloedt. Zoals het ontwerp van een festivalterrein jouw gedrag beïnvloed, zoals het vasthouden van een papieren kaartje de voorpret is, zoals een polsbandje vertelt waar jij dit weekend was. Het staat in je agenda en je gaat vanzelf lachen elke keer als je oog er op valt.
Een evenement is een bijeenkomst waarbij je die keuzes wél bewust maakt.
Wat een bijeenkomst tot evenement maakt:
- Een uitnodiging die de toon zet, niet een agenda die informeert maar een verhaal dat iets oproept.
- Een draaiboek dat de flow bewaakt, zodat jij aanwezig kunt zijn in plaats van coördineren en kunt glimlachen als iemand een afslag maakt.
- Sprekers die weten wat ze bijdragen, waarom ze aan tafel zitten, en vanuit die energie de hele zaal meenemen.
- Goed eten en drinken dat past bij het gesprek.
- Een waardig welkom en een bewust afscheid, maar ook tijd en ruimte om te ontmoeten en na te praten.
- Een locatie die past bij het thema.
Die dag in het asielzoekerscentrum was de locatie niet spectaculair, maar wel eerlijk. Sprekers weken af van de vooraf besproken lijn, maar deden dat vanuit een houding die oprechte bezorgdheid en energie uitstraalde. Koffie en taart is niet spectaculair, maar de woordgroep op de taartjes werd met een glimlach ontvangen. Dat paste precies bij wat we bespraken: een opgave die ook eerlijk en ruw is, maar de mix van energie en ‘eenvoudig, maar goed’ zorgt voor beweging.
Wat dit vraagt van de organisator
De bijeenkomst lukte ook omdat ze goed was voorbereid door mensen die begrepen wat we wilden bereiken. Samen met Martine, Sanne, Annet en Jacques organiseerde ik niet alleen de logistiek, maar organiseerden de condities voor een goed gesprek.
Dat is een ander vak dan vergaderingen plannen. Het vraagt dat je nadenkt over wat mensen moeten voelen als ze binnenkomen. Over welke stemming je wil scheppen. Over wat er moet zijn voordat het gesprek begint.
En het vraagt lef. Want een ruwe betonnen ruimte kiezen voor een bijeenkomst met een minister is geen vanzelfsprekende keuze. Je moet ervan overtuigd zijn dat de omgeving werkt en dat vertrouwen moet je uitstralen naar iedereen die twijfelt.
De vraag die je jezelf kunt stellen
Als je je volgende belangrijke overleg voorbereidt, zo’n overleg waar iets van afhangt, waar beslissingen genomen worden of draagvlak wordt gebouwd, stel jezelf dan één vraag:
Organiseer ik een vergadering, of ontwerp ik een bijeenkomst?
Het antwoord zit niet in het budget. Het zit in de aandacht die je geeft aan de details. Aan de locatie. Aan de uitnodiging. Aan het moment van binnenkomst. Aan wat je wil dat mensen voelen als ze weer naar buiten lopen.
Want ieder detail, hoe ruw de setting ook is, draagt bij aan het resultaat van de bijeenkomst.
Eveline Mos – Procesfacilitator en projectmanager in de publieke sector. Werkt aan complexe opgaven op het snijvlak van klimaat, migratie en leefomgeving.