Deed jij dit jaar mee aan de challenge Ontwarren & WEER VOORUIT? Dan kreeg jij de template voor de Eisenhower Matrix al!
Elk jaar organiseren Jacobien en ik een online challenge van vijf werkdagen. Elke ochtend versturen wij een e-mail met een visuele werkvorm en de aanmoediging om die eerst zelf te gebruiken en daarna toe te passen in een team. Dit jaar was het thema ‘ontwarren’, want wie wil er nu niet af van de chaos in het hoofd?
Na de braindump volgde een aantal stappen om van alle gedachtes naar een plan te komen. Een van die stappen is het plaatsen van de gedumpte gedachtes in de Eisenhower Matrix.
De matrix van president Eisenhower
De Eisenhower-matrix is een eenvoudig hulpmiddel om je taken en prioriteiten te beheren. Ik gebruik de methode regelmatig en de poster hangt dan ook op de deur van mijn werkkamer. Als ik het niet actief gebruik, heeft dat een van deze drie redenen:
- Mijn hoofd is te vol en is het tijd voor een braindump,
- Mijn trello board is helemaal bij en ik heb daar overzicht,
- Ik heb te weinig te doen en kan alles bijhouden in mijn hoofd.
De matrix werd ontwikkeld door de voormalige Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower en wordt vaak gebruikt in persoonlijke en zakelijke contexten.
De matrix is gebaseerd op het idee dat elke taak kan worden beoordeeld op twee criteria: belangrijkheid en urgentie. Belangrijke taken zijn die taken die bijdragen aan onze doelen op de lange termijn, terwijl urgente taken onmiddellijke aandacht vereisen. Door je taken in te categoriseren, bepaal je je prioriteiten en maak je effectiever gebruik van je tijd. De Eisenhower-matrix helpt je om je te concentreren op de belangrijkste taken en om je energie te richten op wat echt belangrijk is.
Eisenhower in dienst van de projectmanager
Hoe fijn is het om een president van de Verenigde Staten in jouw project te laten werken?
Voor een projectmanager heeft het gebruik van de Eisenhower-matrix vier grote voordelen:
- Betere prioritisering: De matrix helpt projectmanagers en projectteams bij het prioriteren van taken op basis van hun belangrijkheid en urgentie, waardoor ze zich kunnen concentreren op de taken die de grootste impact hebben op het project.
- Verbeterde planning: Door taken te categoriseren op basis van de matrix, kan een projectmanager de planning beter structureren en de juiste tijd en middelen toewijzen aan elke taak of de projectteamleden.
- Efficiënter tijdgebruik: De matrix helpt projectmanagers bij het identificeren van taken die kunnen worden gedelegeerd, uitgesteld of geëlimineerd.
- Betere stressbeheersing: Door een duidelijk overzicht te hebben van alle taken en prioriteiten, verminderd een projectmanager stress voor zichzelf en het team.
Je leest het goed: de matrix kan zowel jou als projectmanager helpen als het hele team. Jij kiest hoe je deze methode inzet. Wat ik deed is de poster alvast voor je tekenen. Je kunt hem, met een beschrijving vinden in de website.
