Ben jij projectmanager en voorzitter van een terugkerend overleg? Geinteresseerd in groepsdynamica? En vraag je je af hoe je tekenen ik kan zetten om jouw team te versterken? Ik las het handboek van Jan Remmerswaal.
De handen in het haar
Als projectmanager zit je tijdens overleggen soms met je handen in je haar. Je probeert de volledige agenda te behandelen in te weinig tijd, terwijl de anderen allerlei andere onderwerpen willen bespreken en zijwegen willen bewandelen. O, en er een grote lolbroek aanwezig is die ook wat aandacht nodig heeft. Of het tegenovergestelde: je werkt met een groep waarin niemand een mening lijkt te hebben.
Jij loopt tegen dezelfde hobbels en uitdagingen aan als een dagvoorzitter op een congres of een trainer van een workshop. In al deze rollen begeleid je de groep naar het gewenste eind en speel je in op wat er in de groep gebeurt. Dat klinkt bijna alsof je bestuurt wordt in plaats van de voortrekkersrol vervult.
Voorzitten of faciliteren?
In mijn werk als projectmanager ben ik vaak voorzitter, notulist en bewaker van het projectbudget, de planning en de risico’s tegelijk. Herkenbaar?
De ruimte is verder gevuld met specialisten. Zij vormen samen een gelegenheidsteam en hebben allemaal een ander stuk kennis of een andere invalshoek over de onderwerpen op de agenda. De rol van de voorzitter is om deze specialisten te faciliteren in hun eigen, gezamenlijke groepsproces.
Als voorzitter van een vergadering, overleg of meeting (wat echt allemaal hetzelfde is) hoef je eigenlijk helemaal niet hard te werken. Jij faciliteert zodat de anderen kúnnen werken.
Groepsdynamica
Het faciliteren van een groep, vraagt aan jou om je te verdiepen in de groepsdynamica. Het handboek dat ik in de vlog laat zien, geeft mij de handvaten om een teamdiagnose te maken en te toetsen.
Stel je zit weer aan het hoofd van de vergadertafel en kijkt de tafel rond. Haal even adem en analyseer dan wat dit team aan het doen is. Als jij weet waar jouw team staat, dan kan jij gaan staan.
Jij wil met dit team groeien, een resultaat bereiden en je wilt dat iedere specialist een bijdrage levert. De volgende stap is om ieder teamlid zelf te laten vertellen welke rol hij of zij daarin speelt en wat daarvoor nodig is van de andere specialisten.
Visueel faciliteren
Het boek biedt geen visuele oplossingen of samenwerkingsvormen, maar wel genoeg handvaten om die zelf te ontwikkelen.
Als je de teamdiagnose hebt en weet waar je het team heen wilt brengen, pak dan je zwarte stift en een groot vel papier! Het is tijd om templates te ontwerpen. Een weg naar de horizon? Een trechter? Of toch een heel groot leeg vierkant voor een brainstorm? Jij staat aan het roer!
In het proces grijp ik regelmatig terug naar het boek en check of ik nog op de weg zit die ik uitstippelde. Misschien is het tijd om bij te sturen of een andere route te kiezen.
En ondertussen in de groep? Degene die veel praat, praat iets minder omdat die letterlijk ziet dat hij of zij gehoord is. De specialist die minder zegt, hoeft daardoor minder te vechten om aandacht. En jij als voorzitter? Jij maakt een foto van de plaat als verslag en kan je richten op de volgende stap.
Terug naar het boek: een typisch handboek dus!
