De handen in het haar
Als voorzitter van een overleg zit je soms met je handen in je haar. Je probeert de volledige agenda te behandelen in te weinig tijd, terwijl de anderen allerlei andere onderwerpen willen bespreken en zijwegen willen bewandelen. O, en er een grote lolbroek aanwezig is die ook wat aandacht nodig heeft. Of het tegenovergestelde: je werkt met een groep waarin niemand een mening lijkt te hebben.
Jij loopt tegen dezelfde hobbels en uitdagingen aan als een dagvoorzitter op een congres of een trainer van een workshop. In al deze rollen begeleid je de groep naar het gewenste eind en speel je in op wat er in de groep gebeurt. Dat klinkt bijna alsof je bestuurt wordt in plaats van de voortrekkersrol vervult.
Voorzitten of faciliteren?
Als voorzitter van een vergadering, overleg of meeting (wat echt allemaal hetzelfde is) hoef je eigenlijk helemaal niet hard te werken.
In mijn werk als projectmanager ben ik vaak voorzitter en bewaker van het projectbudget, de planning en de risico’s tegelijk. In een kleinere organisatie ben ik daarnaast ook verantwoordelijk voor het verslag en de actielijst. Dát is te veel. Maar stel dat jij iets minder dingen tegelijk kan doen, dan kan je ademhalen.
Naast de voorzitter en notulist, is de ruimte gevuld met specialisten. Zij vormen samen een gelegenheidsteam om een staand team, en hebben allemaal een ander stuk kennis of een andere invalshoek over de onderwerpen op de agenda. De rol van voorzitter is om deze specialisten te faciliteren in hun eigen, gezamenlijke proces.
Visueel faciliteren is een eitje!
Zakelijk Tekenen is het tekenen van de essentie, niet als kunstwerk maar als communicatiemiddel. Heb jij jouw stijl al te pakken? Niet? Wat jammer! Stuur even een berichtje, ik sta voor je klaar
Stel je zit weer aan het hoofd van de vergadertafel en kijkt de tafel rond. Haal even adem en beslis dan wat dit team aan het doen is. Forming? Storming? Norming? Preforming? Als jij weet waar jouw team staat, dan kan jij gaan staan.
Je wil iets bereiken in deze vergadering, iets waar je met dit team naar toe wil groeien en je wilt dat iedere specialist een bijdrage levert. De volgende stap is om ieder teamlid zelf te laten vertellen welke rol hij of zij daarin speelt en wat daarvoor nodig is van de andere specialisten.
Pak een zwarte stift en een groot vel papier. Teken het template waarin je jouw onderwerp wilt bespreken. Een weg naar de horizon? Een trechter? Of toch een heel groot leeg vierkant voor een brainstorm? Kijk nu vol vertrouwen de groep in en stel je vraag. Luister. Vraag door. Teken de essentie op een post-it of direct op jouw template.
Wat mij opvalt? Degene die veel praat, praat iets minder omdat die ziet dat hij of zij gehoord is. De specialist die minder zegt of pas na de vergadering naar je toekomt, hoeft daardoor minder te vechten om aandacht en ook hij of zij ziet dat alles gehoord wordt en een plekje krijgt. Zo kreeg ik meer balans in mijn projectgroepen en maakte ieder teamlid even belangrijk. We moeten het tenslotte samen doen.
En al die anderen in de zaal? Tekenen die ook?
Welke rol je ook inneemt, je bent altijd in positie om Zakelijk Tekenen in te zetten en zo bij te dragen aan de dynamiek van een vergadering, overleg of meeting (wat allemaal hetzelfde is).
In mijn volgende artikel vertel ik meer over de rol van de notulist. Een getekend verslag is natuurlijk de droom van elke vergadertijger. Toch? Hoe je je voorbereid, wat je doet tijdens het overleg en wat het effect is, komt volgende keer aan bod.
Als specialist moet jij jouw onderwerp, waar je alles vanaf weet en je uitgebreid hebt besproken met je collega’s, toelichten en verdedigen tijdens een overleg. Misschien moet je zelfs een deeltje inleveren of reageren op een verschuiving van de uitgangspunten als je onderdeel bent van een integraal projectteam. Hoe fijn zou het zijn als iedereen je begrijpt? Hoe tekenen je daarbij helpt, vertel ik de volgende keer.
