Vertel eens eerlijk: hoe vaak worden jouw notulen gelezen? Zou je niet liever hebben dat ze in 1 oogopslag weer herkent worden en jij je niet zo nutteloos voelt? Tekenen helpt je!
Je bent afhankelijk van anderen
Als je een verslag van een overleg wilt tekenen ben je afhankelijk van de voorzitter. Net als met een geschreven verslag is het makkelijker om een duidelijk verslag te maken vaneen gestructureerde overleg dan van een rommeltje.
Stel dat jij in de gezegende positie bent dat je een goede voorzitter treft, pak dan je stift en een leeg vel. Dat kan een notitieboekje zijn omdat je het straks alsnog uit moet schrijven (zonde!), een stapel printerpapier dat je na het overleg scant en rondstuurt of een vel op de flip-over die prominent in de vergaderzaal staat.
Nu hopen dat al die specialisten hun verhaal begrijpelijk uit kunnen leggen! Maar
daarover meer in het volgende artikel.
Voorbereiding is het halve werk
Er staan zes verschillende onderwerpen op de agenda en je hebt je voorbereid. Je kan inschatten hoe het gesprek zal lopen en weet welke icoontjes je moet tekenen en welke steekwoorden je zult schrijven.
Verdeel je papier in zes vlakken. Als je weet dat het ene onderwerp groter is dan het
andere hou je daar rekening mee. Als je dat niet weet neem je voor ieder onderwerp een apart vel of verdeel je je vel in zes gelijke vlakken.
De notulist met de stift
De vergadering gaat beginnen en jij hebt je zwarte stift in de aanslag. Men gaat in
gesprek en jij luistert. Filter! Wat is de essentie? Wat moet er echt in het verslag komen?
En wat is bullshit? (meer dan je denkt). Teken de essentie in je eerste vlak.
Maak of verwacht geen kunstwerk, maar start eens met poppetjes of iconen (afhankelijk van jouw werkveld), pijlen en kaders. Zet er wat woorden bij en klaar!
Voorbeeld: Stel er wordt gepraat over het maken van een afweging voor de aankoop van ronde of vierkante notitieblaadjes. Lach maar! Daar kan lang over gepraat worden. Dan teken jij een poppetje met de ogen omhoog gericht en boven het hoofd een vierkant, een rondje en een vraagteken. Daarnaast schrijf je het eerste actiepunt, bijvoorbeeld “prijs vergelijken” en daarom heen teken je een brede pijl naar beneden. Het actiepunt van ‘nu direct’. Rechts daarvan teken je een kader met link bovenin een pijl van buiten dat kader naar binnen en in het kader schrijf je de acties die daarna komen. Klaar!
Een verslag met effect
Je scant je tekening in, verstuurd hem naar alle deelnemers van het overleg en neemt het de volgende keer weer mee. In plaats van 3 pagina’s vol verhalen en actiepunten heb je de essentie overzichtelijk gemaakt, wordt dat sneller herkent door iedereen en hebben zowel jij als de anderen meer plezier.
In mijn ervaring zorgt dit verslag voor een ontspannen start van een vergadering en
verdoe je geen (of minder) tijd met het ophalen van de herinnering aan de vorige
vergadering.
En al die anderen in de zaal? Tekenen die ook?
Welke rol je ook inneemt, je bent altijd in positie om Zakelijk Tekenen in te zetten en zo bij te dragen aan de dynamiek van een vergadering, overleg of meeting (wat allemaal hetzelfde is).
Als voorzitter ben jij in de positie het team te faciliteren in hun eigen proces. Wat een
prachtige positie! Wij zien iedereen groeien en bloeien, terwijl we ook nog eens ons
resultaat halen. Ik schreef al een artikel over het inzetten van zakelijk tekenen voor een verandering in teamdynamiek en er volgen meer artikelen, dus blijf zitten waar je zit!
Als specialist moet jij jouw onderwerp, waar je alles vanaf weet en je uitgebreid hebt
besproken met je collega’s, toelichten en verdedigen tijdens een overleg. Misschien moet je zelfs een deeltje inleveren of reageren op een verschuiving van de uitgangspunten als je onderdeel bent van een integraal projectteam. Hoe fijn zou het zijn als iedereen je begrijpt? Hoe tekenen je daarbij helpt, vertel ik de volgende keer.
