Tekenen werkt op je werk
Vorige maand schreef ik dat tekenen tijdens de werk helpt om de juiste focus te houden.
Jouw tekening, de poppetjes en kaders op je aantekeningen, zeggen iets over de
vergadering. Door het maken van een getekende agenda of een getekend verslag
ontstaat meer begrip voor elkaar, de kern van het gesprek wordt sneller gevonden en
herkent, alle deelnemers zien dat ze gehoord worden en samen houdt je de focus.
De kern van deze werkwijze is dat onze ogen zien wat er gezegd wordt, zoals bij design
sprints en scrumsessies. En dan met sneller begrip door de woorden te vervangen door
tekeningen.
Visueel Verslag
Een visueel verslag van een vergadering of een workshop ziet er leuk uit. Toch? Het is
vooral nuttig.
Mijn ervaring met geschreven verslagen van vergaderingen of bijeenkomsten is dat deze
niet gelezen worden. Of erger, dat ze ongelezen vastgesteld worden en maanden later
blijkt dat een kleine tekstuele nuancering een groot probleem had voorkomen.
Misschien nog wel erger is dat mensen een bijeenkomst waar iets geleerd werd, verlaten
zonder echt te leren. Niemand grijpt terug op een handgeschreven tekst om te kijken
wat er ook alweer werd gezegd.
Mijn andere ervaring is dat een tekening op een A4tje in één oogopslag bekeken wordt,
bevraagd wordt en aangepast wordt. Het verslag van de periodieke vergadering is
daarmee ‘gelezen’ en bijgesteld. Bovendien is dit verslag direct een praatplaat voor de
vergadering waar we net aan begonnen.
Bij een grotere bijeenkomst of een workshop werkt een visueel verslag als
geheugensteun of als snelle blik in de workshop die anderen deden (en jij dus miste). De
tekening nasturen per mail kan, maar nog leuker is het meegeven op
ansichtkaartformaat zodat deze in elke tas en elk bullet journal past.
Visueel Faciliteren
Een stap verder dan het maken van een verslag, is het faciliteren van een groep met
behulp van een tekening. Let op: ik zeg nu niet dat je faciliteert en tekent tegelijk! Ik doe
dat weleens, maar dan ligt het tempo van de bijeenkomst laag en mijn aandacht is
verdeeld. Je deelnemers moeten je dan wel heel aardig vinden.
Kies er daarom voor een je tekening vooraf te maken en deze te gebruiken als praatplaat
of als invuloefening.
Een praatplaat is een goed gevulde tekening aan de hand waarvan jij je verhaal vertelt
en vragen stelt aan de groep. Het kan daarom zijn dat je praatplaat een vooraf gemaakte
samenvatting blijkt te zijn, zoals de hand-out van een presentatie. Als je vooraf de keuze
maakt om in gesprek te gaan met de groep, verwerk je vragen in je plaat om het gesprek
te ontlokken. Een derde optie is vlakken leeg te laten om ruimte te geven aan
aantekeningen.
De allergie tegen post-itsessies groeit. Mijn inzien terecht als je nagaat hoe vaak er geen
vervolg komt op basis van de opgehaalde informatie. Dat kan anders als je het goed
voorbereid en jezelf tijd geeft om het achteraf te verwerken. Maak daarvoor een simpele,
maar goede tekening op een groot vel, leg uit wat je op wilt halen en waarom je daarmee
een probleem van de deelnemers kunt oplossen. Als je niet wilt werken met post-its, kan
je er natuurlijk ook voor kiezen zelf te schrijven of de groepsleden te laten schrijven. Of
tekenen.
Goede vragen die goed begeleid kunnen worden met visuele facilitatie is bijvoorbeeld
het vinden van een identiteit van een team, het concretiseren van een projectdoel of het
evalueren van samenwerking.
