In de wereld van projectmanagement is communicatie een van de meest cruciale pijlers. Hoe duidelijker de boodschap, des te beter het team zich kan richten op de gestelde doelen. Traditioneel gebeurt dit vaak met woorden in presentaties en notulen, maar steeds vaker zien we een verschuiving naar visueel communiceren – denk aan infographics en goed ingezette flip-overs. In dit blog laat ik (met een hoop woorden!) zien waarom visueel faciliteren zoveel meerwaarde biedt voor projectmanagers en hoe het kan bijdragen aan een effectiever en inclusiever werkproces.
De oorsprong van communicatie
In de tijd van grottekeningen en hiërogliefen gebruikten mensen al visuele middelen om boodschappen over te brengen. Deze oeroude vorm van communicatie is krachtig door de eenvoud en universaliteit. Een tekening biedt een helder en visueel toegankelijk overzicht van complexe ideeën. Als projectmanager kunnen simpele, visuele middelen zoals een overzichtelijke praatplaat of een heldere mindmap helpen om ingewikkelde informatie in één oogopslag begrijpelijk te maken. We, als maatschappij, bewegen weer terug naar deze wortels van communicatie omdat visuele beelden vaak sneller begrepen worden dan woorden, wat zorgt voor minder misverstanden en een snellere besluitvorming.
Tekenen tijdens vergaderingen
Tekenen tijdens vergaderingen is iets dat vaak als “onprofessioneel” wordt gezien, maar het kan een wereld van verschil maken. Het visueel maken van belangrijke punten en discussies verhoogt de betrokkenheid van de deelnemers, en helpt ook om iedereen op dezelfde lijn te houden. Een visueel verslag van de vergadering – zoals een poster die de belangrijkste afspraken samenvat – versterkt de afspraken en zorgt dat informatie makkelijker onthouden wordt. Ook creëert het ruimte voor alle deelnemers om actief bij te dragen aan het eindresultaat.
Een visueel verslag biedt een alternatief voor het traditionele, tekstuele notuleren. Visuele verslagen zet je in om snel terug te kijken op een vorig overleg of om het gesprek op een later moment voort te zetten. Je kunt een visueel verslag ook eenvoudig digitaal delen of, in fysieke vorm, als creatieve reminder naar de deelnemers sturen – bijvoorbeeld als ansichtkaart of poster.
De kracht van Visueel Faciliteren
Zakelijk Tekenen is bijna een begrip in Nederland. Het houdt in dat we, in een zakelijke context, het tekenen inzetten om boodschappen te ondersteunen. Dat kan zowel met stiften op papier als op een tablet. Visueel faciliteren gaat een stap verder. Je zet (zelf getekende) beelden in om het gesprek te leiden (faciliteren) en/of laat de deelnemers aan het gesprek zelf tekenen als onderdeel van het gesprek.
Visueel faciliteren draait om het ondersteunen van processen met behulp van beelden en praatplaten. Een praatplaat kan bijvoorbeeld het proces van een project in kaart brengen, maar ook helpen om teamrollen te verduidelijken of om een gezamenlijk doel helder voor ogen te houden. Dit visuele hulpmiddel vergemakkelijkt gesprekken en maakt het makkelijker om complexe structuren en doelen te concretiseren. Als projectmanager kun je visueel faciliteren inzetten bij brainstormsessies, teamoverleggen en strategiegesprekken om te zorgen dat elk teamlid duidelijk voor ogen heeft waar de focus ligt.
Visueel Projectmanagement
Visueel projectmanagement is een manier om projecten effectiever en interactiever te sturen. In mijn werk als projectmanager gebruik ik visuals om teams te helpen gefocust te blijven op de doelen en stappen die we moeten zetten. Denk aan het visueel maken van een projectplan, zodat iedereen de grote lijnen en hun specifieke rol daarin begrijpt én het steeds voor ogen houdt. Zo ontstaan niet alleen meer betrokkenheid en eigenaarschap, maar kunnen teamleden ook beter samenwerken doordat iedereen letterlijk “hetzelfde plaatje” voor ogen heeft. Het visueel weergeven van projectdoelen en -structuren maakt abstracte concepten tastbaar, wat helpt om gezamenlijke verantwoordelijkheid te creëren en richting te geven aan de uitvoering.
Zakelijk tekenen wordt vaak uitbesteed, maar als projectmanager is het een enorm voordeel om deze vaardigheid zelf in huis te hebben. Wanneer je als projectleider visueel kunt communiceren, creëer je continuïteit en vakmanschap die verder gaan dan een ingehuurde tekenaar kan bieden. Doordat je de visuals zelf kunt maken en aanpassen aan de specifieke context van jouw project, kun je direct inspelen op de behoeften van het team. Het specialisme van zakelijk tekenen wordt zo een verlengstuk van jouw professionele toolkit, waardoor je snel en effectief kunt schakelen in uiteenlopende situaties.
De onderdelen van een project die je gemakkelijk visueel kunt (laten) maken:
- De huidige situatie en de gewenste situatie, het doel.
- De rollen van je projectteamleden en de organisatie.
- De scope waarin je werkt.
- De 5 grootste risico’s en kansen.
- De projectfases, op te leveren producten en planning.
- De stakeholders- en belangenanalyse.
- De terugblik of evaluatie.
Als je dit combineert met het faciliteren van de samenwerking tussen experts in jouw team, mag ook jij jezelf een projectfacilitator noemen!
De voordelen van visueel werken voor de voorzitter en facilitator
Ook als (dag)voorzitter of facilitator van een bijeenkomst kun je visuele hulpmiddelen inzetten om het proces te stroomlijnen. Door bijeenkomsten te ondersteunen met eenvoudige tekeningen en overzichtelijke diagrammen, creëer je niet alleen structuur, maar geef je deelnemers ook een helder beeld van de besproken punten en gemaakte afspraken.
Als de visuele kapstok wordt gebruikt om een samenvatting te maken, is het een herkenningspunt in het proces en referentiepunt voor toekomstige acties. Probeer als facilitator bijvoorbeeld eens een visuele samenvatting te maken en deze aan het einde van de vergadering kort door te nemen; het helpt om samen terug te kijken en te checken of iedereen hetzelfde heeft begrepen.
Uit ervaring kan ik vertellen dat het enorm helpt bij bewonersavonden of het begeleiden van een project follow up (PFU).
Conclusie
Visueel faciliteren en zakelijk tekenen zijn waardevolle tools die projectmanagers helpen om informatie helder over te brengen, teams te betrekken, en processen te stroomlijnen. Door woorden te vervangen of aan te vullen met beelden, worden complexe concepten toegankelijker en blijft iedereen makkelijker gefocust op de gezamenlijke doelen. Het is een krachtig middel voor elke projectmanager die zijn of haar communicatie naar een hoger niveau wil tillen!
